7 bonnes pratiques pour ouvrir ses appels d’offres aux fournisseurs inclusifs

C’est sans doute le levier le plus structurant pour rendre ses appels d’offres plus inclusifs car un bon sourcing permet d’adapter votre stratégie d’achats inclusifs en connaissance de cause.

Il existe plusieurs façons de soigner la phase de sourcing :

• Informer vos fournisseurs actuels : ils peuvent sous-traiter une partie d’un marché à des structures inclusives
• Organiser des visites apprenantes dans les structures inclusives afin de faire se rencontrer les équipes et de créer des liens
• Participer aux portes ouvertes des structures de l’insertion par l’activité économique (SIAE) et du secteur du handicap (STPA) pour les rencontrer, en situation réelle
• Réaliser un sourcing des fournisseurs inclusifs via des outils dédiés :
  • Hosmoz référence les +2400 structures du handicap
  • La Fédération des Entreprises d’Insertion (FEI) référence 720 entreprises d’insertion
  • L’Union Nationale des Entreprises Adaptées (UNEA) référence 780 entreprises adaptées et entreprises adaptées de travail temporaires (EATT)
  • Le Marché de l’inclusion référence plus de 7000 structures inclusives et propose un outil de sourcing exhaustif, couvrant à la fois le STPA (Secteur du Travail Protégé et Adapté) et les SIAE (Structures de l’Insertion par l’Activité Economique)

Pour donner davantage de chances aux structures inclusives de remporter des appels d’offres, vous pouvez renforcer les critères d’attribution des appels d’offres : à offre technique égale, des points supplémentaires peuvent être attribués aux fournisseurs conventionnés par l’Etat qui relèvent de l’insertion.

Pour cela, vous pouvez donner davantage de poids au critère lié à l’inclusion qui est souvent inexistant ou très limité et ne permet donc pas aux structures inclusives de faire la différence face à des entreprises du secteur conventionnel.

Vous pouvez également valoriser la qualité de l’action d’insertion que portent les structures. L’objectif : reconnaître la valeur d’impact qu’apportent ces fournisseurs, en plus de la qualité technique.

Vous pouvez renforcer par exemple les critères d’attribution liés au :

• Taux de sorties positives des salariés en insertion de la structure : sorties vers l’emploi durable (CDI, CDD ou missions d’intérim de 6 mois et plus, notamment), sorties vers « un emploi de transition » (CDD ou période d’intérim de moins de 6 mois, etc.) et les sorties positives vers des formations pré-qualifiantes ou qualifiantes, embauches dans une autre structure inclusive, etc.
• Taux d’encadrement : qui est à la fois un gage de qualité des prestations vendues et un gage d’insertion réussie car plus le taux d’encadrement est fort, plus les salariés en insertion sont au mieux accompagnés.

Très répandue dans la commande publique, les clauses sociales ont également toute leur place dans les achats privés.

Il s’agit d’intégrer une condition d’exécution qui permet de réserver une partie des heures de travail à la réalisation d’une action d’insertion professionnelle. C’est une façon concrète d’intégrer l’inclusion sans restreindre la mise en concurrence.

Concrètement, dans un appel d’offres cela signifie :

• Déterminer un nombre d’heures d’insertion minimum que le fournisseur doit réalisation à l’exécution de la commande
• Définir des engagements d’insertion que le fournisseur s’engage à réaliser (visite de chantiers, journées portes ouvertes, stages, rencontre métier, sensibilisation parrainage, etc.)

L’allotissement est un outil puissant pour diversifier vos prestataires tout en gagnant en performance.

Il s’agit de diviser un appel d’offres en plus petits lots distincts, permettant à des fournisseurs inclusifs de petite taille ou spécialisés de répondre à une partie spécifique de l’appel d’offres.

Les bénéfices sont multiples :

• Favoriser la participation des fournisseurs inclusifs en rendant les appels d’offres plus accessibles
• Stimuler la concurrence : cela augmente le nombre de fournisseurs potentiels, amène à plus de qualité et plus de négociation
• Répondre à des enjeux territoriaux en divisant les appels d’offres en lots géographiques
• Sécuriser la chaine d’approvisionnement en diversifiant les sources d’approvisionnement, réduisant les risques de dépendance et de rupture

Lorsque le sourcing révèle une offre que l’offre inclusive est mature, vous pouvez réserver le marché aux structures inclusives (ESAT, EA, EI, …). C’est-à-dire qu’elles seules pourront y répondre.

C’est également une alternative à envisager lorsque vous ne pouvez pas diviser un marché et l’allotir. Par exemple, vous pouvez avoir recours à des GMEA (Groupements Momentanés d’Entreprises Adaptées). Ces groupements, pilotés par une seule structure, permettent à plusieurs acteurs de l’inclusion de travailler ensemble le temps d’un appel d’offres et de la commande. Cela leur permet d’accéder à de plus gros marchés. Et côté acheteur, ce n’est pas plus complexe, puisqu’un seul interlocuteur pilote le projet.

Les structures inclusives - tout comme certaines TPE ou PME - peuvent avoir plus de difficultés à répondre à certaines exigences administratives, notamment dans des cadres de réponse complexes.

Afin de leur faciliter l’accès aux appels d’offres, voici quelques pistes pour alléger les exigences administratives (cela vaut d’ailleurs quelque soit le type de fournisseurs recherché) :

• Ne demander que l’essentiel dans les documents à fournir
• Adopter un langage clair et accessible avec un paragraphe introductif explicatif pour chaque document.
• Proposer un cadre de réponses simple et formaté.
• Former les acheteurs en interne pour accompagner les fournisseurs inclusifs à répondre à leurs appels d’offres.

L’inclusion ne se résume pas à un acte d’achat : c’est une démarche d’amélioration continue.

Pour faire progresser vos équipes et vos parties prenantes sur le sujet, voici quelques bonnes pratiques :

• Former les équipes (acheteurs et prescripteurs)
• Sensibiliser les directeurs financiers et ressources humaines aux avantages fiscaux de sous-traiter à ce type de fournisseur
• Recueillir les retours d’expérience et les partager (par exemple à vos fournisseurs conventionnels)
• Participer à des groupes de travail avec des pairs, des fournisseurs, les structures et leur réseau
• Echanger avec les structures inclusives pour bâtir des partenariats solides et gagnant-gagnant

Un accompagnement régulier crée de la confiance, sécurise la qualité et améliore durablement la performance d’achat.