Mission Gestion du courrier à destination des Entreprises Adaptées

GESTION DU COURRIER 

Mission proposée à une EA 

SITE 

ORGANISATION 

RYTHME 

ENVIRONNEMENT 

Tour CB21 

Prestation Nov 2026 

Du lundi au jeudi 
9h – 16h / 9h30-16h30 

Grande Entreprise 

Contexte et objectif 

Dans le cadre de ses activités, notre entreprise souhaite confier à une EA une prestation de gestion du courrier au sein d’une tour de bureaux répartie sur trois étages. Cette mission propose une activité concrète, régulière et valorisante, réalisée dans un environnement professionnel organisé et bienveillant. 

Vous assurez la gestion quotidienne des flux de courrier entrants et sortants, leur traçabilité et leur acheminement dans le respect des délais, de la confidentialité et des procédures internes. 

Objectif : permettre aux travailleurs accompagnés de mobiliser et de développer leurs compétences, avec des consignes claires, des repères stables et un accompagnement adapté et régulier défini avec l’ EA. 

Pilotage et coordination de l’activité 

Assurer le suivi quotidien de l’activité courrier et renseigner un reporting simple selon le format défini. 

Être l’interlocuteur opérationnel courrier auprès de l’Hospitality Manager VINCI sur le site CB21, en coordination avec la référente entreprise et le référent EA. 

Signaler sans délai les anomalies, retards, plis sensibles ou difficultés rencontrées, selon le circuit d’alerte convenu. 

Déroulement de la mission 

1. Réception du courrier • à 9h30 

• Réceptionner le courrier livré par le prestataire postal. 

• Vérifier visuellement l’état des plis et signaler toute anomalie au référent. 

• Identifier les courriers urgents, confidentiels ou nécessitant un suivi particulier selon la procédure fournie. 

• Ouvrir le courrier uniquement lorsque cette opération est autorisée par la procédure, hors plis nominatifs, confidentiels ou portant une mention restrictive. 

• Ventiler les documents ouverts vers les services concernés en respectant strictement les règles de confidentialité. 

2. Tri et répartition sur les trois étages 

• Trier le courrier par étage, service et destinataire. 

• Préparer le circuit de distribution à l’aide de repères simples et stables. 

• Déposer le courrier dans les casiers nominatifs ou points de distribution identifiés. 

• Lors de la distribution vérifier s'il reste des courriers “départ” dans les casiers dédiés à chaque étage, les prendre pour gestion “courrier sortant” 

• Mettre de côté les courriers sans destinataire précis dans un emplacement dédié pour remettre au CEH. 

• Transmettre les cas nécessitant une recherche au référent désigné, ou effectuer la recherche dans l’annuaire interne selon le niveau d’autonomie convenu. 

3. Lettres recommandées avec accusé de réception (LAR) 

• Réceptionner et contrôler les LAR. 

• Enregistrer les lettres recommandées avec accusé de réception dans TRACEO, ou dans le support de suivi défini, après formation et selon les habilitations attribuées. 

• Informer le destinataire et remettre le pli selon la procédure convenue. 

• Recueillir la signature ou la preuve de remise et classer le justificatif. 

• Signaler immédiatement toute difficulté ou information manquante au référent. 

• Pour les LAR sans destinataire précis, confier le traitement au CEH. 

4. Collecte et traitement du courrier sortant • de 14h00 à 16h30 

• Effectuer la tournée de récupération du courrier départ sur les trois étages, idéalement entre 14h00 et 15h00. 

• Vérifier la présence et la lisibilité des informations nécessaires à l’expédition. 

• Isoler les plis incomplets ou nécessitant un traitement particulier. 

• Enregistrer et préparer le courrier départ entre 15h00 et 16h30, puis regrouper les envois dans les bacs prévus pour l’affranchissement. 

• Préparer les bacs puis déposer le courrier départ à l’accueil selon l’organisation convenue. 

Repères horaires de la journée 

• 9h00 / 9h30 : récupération du courrier. 

• 10h00 - 11h30 : traitement, ouverture autorisée, tri et ventilation. 

• 11h30 - 12h00 : distribution du courrier. 

• 12h30 - 13h30 : pause déjeuner. 

• 13h30 - 14h30 : demandes diverses prévues dans le périmètre. 

• 14h00 - 15h00 : tournée de récupération du courrier départ. 

• 15h00 – 16h00 / 16h30 : enregistrement, préparation et dépôt du courrier départ à l’accueil. 

Activités complémentaires possibles 

Ces activités pourront être confiées progressivement, selon les compétences, les souhaits et le niveau d’autonomie des travailleurs accompagnés : 

• Réception et orientation de petits colis. 

• Gestion des plis non distribués et des retours courrier. 

• Classement administratif simple. 

• Préparation d’enveloppes, pochettes, étiquettes ou documents à expédier. 

• Mise à jour de listes de distribution simples. 

• Inventaire des fournitures : enveloppes, étiquettes, bacs et consommables. 

• Rangement et maintien en ordre de l’espace courrier. 

• Traitement de demandes de courses internes, après validation et dans un périmètre défini. 

• Mise en place ou actualisation d’affichages simples liés à l’activité courrier. 

• Mise à jour des étiquettes de casiers pour les différents services. 

Conditions favorables à la réussite 

• Des horaires et un circuit de distribution réguliers. 

•  Des consignes simples, écrites et, si utile, illustrées. 

• Une présentation progressive des tâches et des changements anticipés autant que possible. 

• Un espace de travail identifié, ordonné et limitant les sollicitations simultanées. 

• Un interlocuteur clairement désigné au sein de l’entreprise. 

• Un lien opérationnel défini avec l’Hospitality Manager VINCI sur CB21. 

• Une formation initiale aux circuits, aux règles d’ouverture du courrier, à TRACEO et aux modalités de remise contre signature. 

• Des habilitations et droits d’accès limités aux besoins de la mission. 

• Un référent EA ou moniteur mobilisable régulièrement et selon les modalités convenues. 

• Possibilité de mettre en place de “l’emploi accompagné” 

• Des points de suivi réguliers entre l’entreprise et l’EA. 

• La possibilité d’ajuster le rythme, la répartition des tâches ou les temps de pause en lien avec l’EA. 

• Une procédure claire pour demander de l’aide ou signaler une difficulté. 

Compétences professionnelles  

• Une première expérience en courrier, services généraux, logistique interne ou environnement tertiaire est nécessaire. 

• Rigueur, ponctualité, méthode et sens de l’organisation. 

• Autonomie, réactivité et capacité à gérer les priorités (travailler seul ou en binôme, avec une autonomie progressive.) 

• Discrétion absolue et respect de la confidentialité. 

• Bon relationnel, sens du service et communication professionnelle. 

Compétences techniques mobilisées 

• Utilisation des outils bureautiques de base, notamment Outlook et Excel, ainsi que de TRACEO pour l’enregistrement des lettres recommandées, après formation et selon les droits d’accès accordés. 

• Suivre une procédure et respecter un ordre de traitement. 

• Classer, trier et repérer des informations simples. 

• Se déplacer sur un circuit défini et savoir se repérer et se diriger avec des repères visuels. 

• Respecter les horaires, les consignes de sécurité et la confidentialité. 

• Communiquer une anomalie ou demander de l’aide. 

Point d’attention 

Les éventuels aménagements ne sont pas prédéfinis. Ils seront définis avec l’EA et les personnes concernées, en fonction des besoins individuels, des capacités mobilisables et des contraintes du site. La mission pourra être testée et ajustée progressivement. 

Organisation à définir avec l’EA 

• Nombre de travailleurs mobilisés : 2 en alternance pour la continuité de service. 

• Présence et rôle du moniteur ou référent  : oui, régulièrement et les 12 premiers jours. 

• Plage horaire de référence : 9h/9h30 - 16h/16h30, avec une pause déjeuner d'une heure. Les modalités précises restent à valider avec l’EA. 

• Modalités d’accueil, de formation au poste et de tutorat : parcours d’intégration à définir, incluant les circuits des trois étages, la confidentialité, la sécurité, TRACEO, la remise contre signature et le reporting. 

• Gestion des absences et continuité de service : Favoriser la prestation de service permettant la continuité de l’activité. 

• Matériel, badges, accès et équipements nécessaires : poste informatique si requis, accès Outlook/Excel/TRACEO selon habilitations, badge d’accès, bacs et chariot de courrier, casiers, consommables et équipements de sécurité applicables au site. 

• Période d’immersion ou de démarrage progressif : 12 jours. 

• Indicateurs de suivi de la prestation : qualité du tri et de la ventilation, traçabilité des lettres recommandées et du courrier départ, respect des horaires, traitement des demandes, signalement des anomalies et mise à jour du reporting d’activité. 

Adresse du site 

Siemens SAS et SFS SLS - 16 place de l’Iris – Tour CB21 
1er, 2e et 15e étage