Assemblée Générale annuelle 2024 de la CPAM de la Somme

Renseignements relatifs aux lots
Possibilité de présenter une offre pour l'ensemble des lots

Lot(s) 1 - Location de salles

• 1 salle pouvant contenir les 500 personnes en format assemblée plénière permettant à chaque personne de se trouver, en position assise, à une distance raisonnable de la scène (indispensable pour la tenue des débats de la journée). Cette salle devra pouvoir être équipée d’un écran géant de projection et des moyens techniques (éclairage, son, projection et captation vidéo, régie) nécessaires à la tenue des différents temps forts de la journée.
• L’aménagement et la décoration de la scène devront être prévus dans le devis.
• 1 salle ou espace permettant de réaliser un café d’accueil en position debout en début de journée ainsi qu’un repas le midi pour 500 personnes en position assise.
• Un vestiaire pour pouvoir déposer les effets personnels des salariés en toute sécurité.
• Un parking gratuit pour le stationnement des véhicules des salariés de la CPAM de la Somme

Lot(s) 2 - Prestations de traiteur
 Un accueil café en début de journée (8h30 – 09h00) en position debout
- Café, thé, jus de fruits, eau minérale,
- 2 mini viennoiseries par personne (possibilité de proposer une variante sur les produits proposés afin de diversifier le choix des convives, chouquettes, cake, brochette de fruits…),
- Personnel de service sur la durée de la pause,
- Aménagement et décoration des buffets de présentation,
- Vaisselle de service durable dans le respect d’une démarche RSO, nappes, serviettes, plateaux, tables.
-
Une pause déjeunatoire (12h00 – 13h30) pour les 500 convives en position assise – les convives se servent aux buffets avec un personnel de service qui garantit un accompagnement de qualité, un approvisionnement rapide des plats, et un nombre suffisant de buffets pour garantir un flux fluide et rapide des convives.
Plusieurs options peuvent être proposées par le traiteur (buffet froid et/ou chaud, rôtisserie, brasero, planchas,
paëlla….) sera retenue une proposition originale à coût modéré permettant une pause déjeunatoire d’1h30 aux 500
convives.
Quelle que soit l’option proposée, il conviendra de détailler le nombre de pièces ou mets par personne à choisir
dans une liste (en salé et sucré) et de prévoir :
- Un apéritif pétillant (1 coupe par personne),
- Vin rouge et blanc lors du repas,
- Boissons softs à discrétion (jus de fruits, sodas, eau plate, eau pétillante….)
- Café, thé de fin de pause déjeunatoire
- Personnel suffisant afin d’assurer le service pendant toute la durée de la pause déjeunatoire et la surveillance du
buffet,
- Décoration des buffets de présentation et des centres de tables.
- Vaisselle de service durable dans le respect d’une démarche RSO, nappes, serviettes, tables, chaises.

 Lot(s) 3 - Animation de la journée

Le prestataire devra proposer une organisation afin d’assurer le pilotage du programme de la journée par un animateur. Ce
dernier, après avoir pris connaissance des éléments de contexte, devra être en mesure :

•  d’introduire la séance plénière de la journée,
•  d’accueillir les différents intervenants sur scène
• de valoriser les prestations des collaborateurs,
• d’organiser de manière fluide les transitions entre les différentes interventions,
• d’animer les séances d’animations ludiques avec les collaborateurs
• de clôturer la journée

Lot(s) 4 - Prestations techniquees
 Le prestataire devra fournir une proposition de matériel ou un prix de location ainsi que la mise à disposition du personnel nécessaire au bon fonctionnement du matériel durant l’évènement :

• équipement mobilier scénique (pupitre, fauteuils ou canapés ou tabourets, tables, décoration, plantes…)
• sonorisation, éclairage, et système vidéo de la salle pour la réunion plénière et les différents temps forts
• système de captation en direct de l’évènement (photo et vidéo) avec retransmission sur grand écran
• Création d’une animation vidéo post événement d’environ 3 minutes (conception, réalisation, montage, mixage, habillage, sous- titrage et préparation à la diffusion),
• Location et installation d’un système d’exploitation « Community Wall » d’usage simple sur la journée avec le personnel nécessaire pour en assurer la gestion lors de l’évènement
• Volet communication : habillage des espaces au travers d’affiches A0 ou banderoles, signalétique extérieure et intérieure, totems roll-up … à définir selon la grandeur des espaces de réception à personnaliser

  Critères d'attribution
Offre économiquement la plus avantageuse appréciée en fonction des critères énoncés dans le cahier des charges (règlement de la consultation, lettre d'invitation ou document descriptif)