Agent administratif polyvalent - Offre dédiée aux usagers d'ESAT

Agent administratif polyvalent – Notes de frais & GVM (Gestion des visites médicales)

Finalité du poste

Assurer, avec rigueur et sens du service, le traitement des notes de frais des collaborateurs et la gestion administrative des visites médicales (cotisations, facturation, affiliations SST, planification), dans le respect des process internes, des obligations légales et des délais opérationnels.

Missions principales

1) Gestion des notes de frais (NDF)

• Saisie et contrôle des notes de frais soumises par les collaborateurs.
• Validation des justificatifs et détection des anomalies (rectifications si nécessaire).
• Suivi des étapes de validation (collaborateur/manager) et relances en cas de blocage.
• Mise à jour des tableaux Excel : suivi des NDF, indicateurs, anomalies.
• Communication proactive : rédaction de mails clairs et appels téléphoniques pour clarifier les informations manquantes ou incohérentes.
• Contribution à l’amélioration continue des process et outils (optimisation des contrôles, automatisation Excel).

2) Gestion des visites médicales (GVM)

• Paiement des cotisations aux Services de Santé au Travail (SST) pour les sites en France.
• Suivi mensuel des collaborateurs : mise à jour des fichiers Excel (tris, filtres, RechercheV, macros selon process).
• Utilisation des outils de suivi (SharePoint, intranet SST, Teams) pour gérer les données liées aux visites médicales, absences et affectations.
• Gestion de la boîte mail générique : traitement des demandes, réponses, relances.
• Contrôle des factures : calcul des cotisations, saisie des bordereaux, vérification des facturations, demande de correctifs, validation par la responsable, mise en paiement.
• Transmission des factures validées aux services comptables et suivi de la mise en règlement.
• Coordination avec les assistantes de région pour assurer la cohérence des informations.

3) Planification des visites médicales (selon sites)

• Application des obligations légales et des process internes.
• Organisation des rendez-vous : prise de contact avec le collaborateur, envoi de la fiche de RDV, planification dans Outlook.
• Relances et suivi : gestion des absences, annulations, replanifications.
• Suivi des cas complexes en lien avec le chef de service, le coordinateur, le responsable EHS et les RH.

Compétences clés

• Techniques : Excel (RechercheV, filtres, tris), Outlook, Teams, SharePoint, Word.

• Comportementales : rigueur, autonomie, organisation, adaptabilité, sens du détail, bonne orthographe, esprit d’équipe.

Contexte & conditions

• Lieu : Tour CB21, Courbevoie + télétravail 2/3 jours/semaine.

• Horaires : 9h30 – 15h30 du lundi au vendredi.( nombre de jours et horaires adaptables, sauf le vendredi)

Volet inclusif & accompagnement

Siemens s’engage à une intégration progressive et inclusive :

• Management de proximité : suivi régulier, points hebdomadaires, ajustements personnalisés.
• Période d’immersion progressive :
  • Stage d’intégration (2-3 semaines sans télétravail) pour valider l’adaptation, la charge et les trajets.
  • Formation dédiée, mise en binôme, accompagnement continu.
• Prise en compte des conséquences du handicap : aménagements possibles (horaires, outils, organisation) validés avec le collaborateur.
• Suivi tout au long de la mission : échanges réguliers pour ajuster les conditions de travail et garantir une expérience professionnelle sécurisée et valorisante.